Kanta-Hämeen Muistiyhdistyksen ja sen Asiantuntija- ja tukikeskus Muistiluotsin jäsen-, asiakas- ja vapaaehtoisrekisterien tietosuojaseloste
Tämä on Kanta-Hämeen Muistiyhdistys ry:n ja sen Asiantuntija- ja tukikeskus Muistiluotsin tietosuojalain ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 19.3.2014. Viimeisin muutos 23.10.2019. Muokattu 8.4.2020 ja 23.4.2020.
Rekisterinpitäjä
Kanta-Hämeen Muistiyhdistys ry / Asiantuntija- ja tukikeskus Muistiluotsi
Kasarmikatu 12
13100 Hämeenlinna
044 726 7400
info@muistiaina.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Anna Myllymäki (päivitetty 23.4.2020)
anna.myllymaki@muistiaina.fi p. 044 775 4455
Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri
Asiakasrekisteri (päivitetty 23.4.2020)
Vapaaehtoisrekisteri (päivitetty 23.4.2020)
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä. Sähköisen ja suoramarkkinoinnin sekä terveystietojen yhteydessä käsittelyn perusteena on nimenomainen suostumus. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asianosaisen suostumusta. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätökseen tai profilointiin. (päivitetty 23.4.2020)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- Jäsenpalvelut
- Jäsenviestintä
- Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
- Varainhankinta
- Tilastointi ja analysointi
- Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)
- Vapaaehtoistoiminnasta viestiminen
- Toimintaan osallistuneille viestiminen ja yhteydenpito (päivitetty 23.4.2020)
EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle: Tietosuojalaki 5.12.2018/1050, asiakkaan suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, tietoinen ja yksiselitteinen), asiakkaan kanssa laadittu henkilökohtainen sopimus, rekisterin ylläpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys). (päivitetty 23.4.2020)
Rekisterin tietosisältö, käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika/ikä, kieli, sukupuoli
- rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, lähiomaisen yhteystiedot
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
- jäsenyystiedot (jäsennumero, jäsenlaji, jäsenyyden kesto)
- luottamustoimet järjestössä
- vapaaehtoisroolit, vapaaehtoisen kanssa sovitut tehtävät, vapaaehtoistoiminnan määrä, kesto ja toteutuspaikka (päivitetty 23.4.2020)
- jäsenmaksutiedot
- suoramarkkinointikiellot ja / tai -suostumukset
- mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot, kuten onko henkilö muistisairauteen sairastunut, muistisairaan läheinen tai ammattihenkilö ja vain tarvittaessa ja suostumuksella tiedot (ruoka-aine)allergioista ja muista mahdollisista terveyteen liityvistä seikoista, joilla voi olla merkitystä toimintaan osallistumisen kannalta (päivitetty 23.4.2020)
- palvelusta tai toiminnasta, joka asiakkaalle tuotetaan (päivitetty 23.4.2020)
- laskustustiedot (päivitetty 23.4.2020)
Tummennetulla merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys jäsenyyden syntymiselle. Asiakastietoja säilytetään sopimuskohtaisesti sekä Suomen ja EU:n lainsäädännön mukaisesti.
Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään www-lomakkeilla, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista, ja muista tilanteista, joissa asiakas tai hänen omaisensa luovuttaa tietojaan. (päivitetty 23.4.2020)
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Jäsenrekisterin osalta kyseessä on Muistiliiton liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Henkilötietojen luovutus tapahtuu aina ja vain ja ainoastaan henkilön itsensä, hänen edunvalvojansa, omaisensa tai muun hänen asioitaan hoitavan tahon luvalla.(päivitetty 23.4.2020)
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja jäsenrekisterin ylläpidon ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan.
Jäsentiedot luovutetaan keskusjärjestö Muistiliitolle seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Jäsenlehden postitus ja muu jäsenviestintä
- Jäsenpalvelut
- Tilastointi ja analysointi
- Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)
Luovutamme henkilötietoja EU / ETA -alueen ulkopuolelle seuraavasti:
- Jäsenrekisteristä lähtevät sähköpostiviestit ja tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Järjestelmän palveluntarjoaja on huolehtinut siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista ja käyttää EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.
Tietorekisterien suojaus ja tietojen säilytysajat
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. (päivitetty 23.4.2020)
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Mahdollisen manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukitussa tilassa.
Rekisterien tiedot ovat palkatun henkilöstön saatavissa. Palkattu henkilöstö voi luovuttaa toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja yhdistyksen omien vapaaehtoistyön sopimuksen tehneiden vapaaehtoisten käyttöön vapaaehtoistyön toteuttamiseksi. Vapaaehtoisia koskevat samat ohjeet, säännöt ja laita henkilötietojen käsittelystä kuin palkattuakin henkilökuntaa. Myös vapaaehtoisten henkilötietoja käsitellään vaadituilla suojauksen periaatteilla. (päivitetty 23.4.2020)
Säilytämme yhdistyksen jäsenten henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
Rekisteröidyn oikeudet, tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.(päivitetty 23.4.2020)
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). (päivitetty 23.4.2020)
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa ”Rekisteriasioiden yhteyshenkilö” nimetylle yhteyshenkilölle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.
Huom. lomakkeistossamme (sekä nettilomakkeet, että printtilomakkeet) käytämme lyhennettyä Tietosuojalauseketta kuvaamaan tässä Tietosuojaselosteessa yksityiskohtaisemmin kerrottuja asioita. (päivitetty 23.4.2020)
TIETOSUOJALAUSEKE
Kerättävät tiedot muodostavat henkilörekisterin. Tarkoituksena on mahdollistaa viestintä ja turvallinen toimintaan osallistuminen. Tietosuoja-asetuksen (GDPR, General Data Protection Regulation) tarkoituksena on parantaa henkilötietojen turvallista käsittelyä siten, ettei yksityisyyden suojaa vaaranneta. Kanta-Hämeen Muistiyhdistys ry ja sen hallinnoima Asiantuntija- ja tukikeskus Muistiluotsi käyttävät oman yhdistyksensä keräämiä henkilötietoja yhdistyksen toiminnan järjestämiseen ja siihen liittyvään tiedotukseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä sekä asiakkaiden palvelusta ja viestinnästä. Yhdistys noudattaa yleisesti hyväksyttyjä tietoturvakäytäntöjä suojellakseen henkilötietoja. Vain nimetyille henkilöille annetaan pääsy henkilökohtaisesti tunnistettaviin tietoihin ja he ovat sitoutuneet ylläpitämään näiden tietojen luottamuksellisuutta. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman suostumusta. Tässä antamasi tiedot kerätään vain yhdistyksen toiminnan järjestämistä varten ja niitä säilytetään salasanalla suojatussa sijainnissa sähköisesti arkistoituna ja lukolla suojattuna paperille kirjoitettuna. Tietojasi ei käytetä yhdistyksen toiminnan markkinointiin, jollet ole antanut siihen erikseen lupaa, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille. Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaan. Mahdollisesti käyttämämme sähköisten alustojen ja pilvipalveluiden palveluntarjoajat vastaavat omasta tietosuojakäytännöstään ja palveluidensa suojaamisesta. Lisätietoja tietojen keräämisestä voit kysyä osoitteesta: info@muistiaina.fi Tutustu laajempaan tietosuojaselosteeseemme nettisivuillamme www.muistiaina.fi tai toimistollamme osoitteessa Kasarmikatu 12, Hämeenlinna. (päivitetty 23.4.2020)